所謂指定貨物，就是國外買家指定貨代，貨代負責幫他們安排貨物的運輸。通常，支付運費的貨物是指運費由外國買家承擔的貨物。首先是由買家指定或者通過其他聯系方式聯系告知發貨人的聯系方式。其次，國內貨代收到托運人聯系方式后，聯系托運人查詢貨物狀態，并通過發郵件或其他方式通知國外代理人。
如果貨物準備好了，可以告知對方預計的出貨信息，詢問是否可以安排出貨。如果你使用國外代理的訂艙合同號，你也應該向他要訂艙合同號，以便提交給。需要注意的是，指定的貨物是由收貨人訂購的，而不是由發貨人代表公司訂購的。當委托人有任何非常規要求時，必須通知國外代理人，并在獲得國外代理人許可后進行安排，否則委托人的要求將不予接受。
尤其是第一次操作發貨人的貨物，更要注意。避免不必要的麻煩。在獲得國外代理的許可指令后，我們可以安排拖車的報關。當然，有定期發貨的穩定貨物，可以在訂艙的同時告知對方航次信息。同時你需要問對方是什么格式發出的。一般來說會由國外代理商提供。在安排發貨期間，貨物狀態是否有任何更新，遇到了什么問題。
必須及時與國外代理商溝通。貨物裝船后，出提單后，你需要問國外代理手續費是多少，然后連同利潤分成和其他清關單據(如果代理找你要的話)一起發給國外代理。另外，由于同一個國家可能有多個合作代理商，所以不要把不同代理商之間的貨搞混了，以免造成不必要的尷尬。
而且如果你的公司在那個國家有自己的，你也不要把信息透露給國外代理商，這樣會讓國外代理商覺得你在和他競爭，影響以后的合作。用自己的MBL，從地方取貨，放給收貨人，造成發貨人付款是空的情況。當然現在無單放貨的情況已經很少了。但是出口商和進口商第一次合作的時候，還是需要注意這個問題，應敦促收貨人盡快付款。
